Mängel nach der Übergabe erfassen und bearbeiten.

Verwalten Sie Mängel in einer gemeinsamen Liste. Eigentümer ergänzen Beschreibung, Fotos und die Stelle im Grundriss. Ihr Serviceteam setzt Fristen, weist Arbeiten zu und prüft das Ergebnis, bevor es den Vorgang abschließt. Fragen und Antworten werden getrennt im Bereich Nachrichten gespeichert.

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Eine Mängelmeldung geht im Postfach leicht unter.

In der E-Mail fehlt die genaue Stelle, eine zuständige Person oder eine Frist. Jemand überträgt die Angaben in eine Tabelle und ruft den Auftragnehmer an. Die nächste E-Mail des Eigentümers landet in einem neuen Nachrichtenverlauf. Sechs Wochen später muss Ihr Team im Postfach nachsehen, ob der Riss inzwischen repariert wurde.

Alle Angaben für die Prüfung des Mangels.

Der Eigentümer nennt den Mangel, wählt den Raum, markiert die Stelle im Grundriss und fügt Fotos vom Smartphone hinzu. Die Meldung erhält eine Nummer und erscheint mit allen Anhängen in Ihrer Mängelliste. Fehlen Angaben, fragen Sie direkt im Vorgang nach. Der Eigentümer erhält eine E-Mail, und seine Antwort wird im Verlauf gespeichert.

Ihr Team entscheidet über Dringlichkeit, Frist und Weiterleitung.

Ihr Team setzt die Frist, die der Eigentümer sehen kann. Kategorie und Schweregrad bleiben intern. Notfälle werden direkt an die Personen weitergeleitet, die Sie in Ihren Regeln festgelegt haben. Verknüpfen Sie doppelte Meldungen zum selben Mangel, um die Reparatur nur einmal zu koordinieren. Interne Notizen sind nur für Ihr Serviceteam sichtbar.

Reparaturen mit klaren Anweisungen zuweisen.

Weisen Sie den Mangel einer internen Abteilung oder einem externen Auftragnehmer zu. Das Team sieht Raum, Position im Grundriss, Fotos, Adresse und Frist. Der Zugriff ist auf zugewiesene Mängel und Unterhaltungen mit ausdrücklicher Beteiligung beschränkt. Interne Notizen und das vollständige Eigentümerverzeichnis bleiben geschützt.

Ihr Team prüft die Arbeit und entscheidet über den Abschluss.

Der Auftragnehmer fügt Fotos des Ergebnisses bei und meldet die Arbeit als erledigt. Ihr Serviceteam prüft sie und schließt den Vorgang ab oder fordert mit einer Begründung Nacharbeit an. Überfällige oder strittige Vorgänge lassen sich als eskaliert oder strittig kennzeichnen. Zurückgezogene Meldungen werden mit einer Begründung storniert und bleiben im Verlauf erhalten.

Mängelmeldungen und Nachrichten bleiben getrennt.

Fragen zum Stellplatz oder zu einer Anleitung gehören in den Bereich Nachrichten. Dort bleiben Unterhaltungen der jeweiligen Immobilie zugeordnet. Sie können auf einen Mangel verweisen, ohne dessen Vorgang zu verändern. Ihr Team bearbeitet Mängelmeldungen und Unterhaltungen getrennt, ohne Angaben zwischen ihnen kopieren zu müssen.

Was der Eigentümer sieht.

Ein Verlauf mit den Schritten: Eingereicht, Registriert, In Prüfung, In Bearbeitung, Ergebnis.
Die von Ihrem Team gesetzte Frist. Solange sie noch fehlt, sieht der Eigentümer, dass sein Ansprechpartner sie festlegt.
E-Mails zu den relevanten Schritten, etwa einer gesetzten Frist, einem vereinbarten Termin, einer Rückfrage oder dem Abschluss des Vorgangs.
Nie die Kategorie, den Schweregrad, Ihre Notizen oder den Preis des Auftragnehmers.

Häufig gestellte Fragen

Kann der Eigentümer die Dringlichkeit oder die Frist festlegen?

Nein. Der Eigentümer beschreibt, was er beobachtet. Ihr Serviceteam beurteilt die Dringlichkeit und setzt die Frist, die der Eigentümer anschließend sieht.

Kann ein Auftragnehmer einen Vorgang abschließen?

Nein. Der Auftragnehmer markiert die Arbeit als erledigt und fügt die Nachweise bei. Nur Ihr Team schließt einen Vorgang ab.

Können wir Toveta für die Mängelerfassung vor der Übergabe nutzen?

Toveta ist für die Nachbetreuung nach der Übergabe gedacht. Sie können vorher festgestellte Mängel importieren und die weitere Bearbeitung in Toveta verwalten.

Was passiert, wenn zwei Eigentümer denselben Mangel melden?

Verknüpfen Sie die zweite Meldung als Duplikat mit der ersten. Die Reparatur wird einmal koordiniert. Jeder Eigentümer behält seine eigene Meldung und ihren Verlauf.

Können Eigentümer Mängel vom Smartphone aus melden?

Ja. Die Meldung erfolgt im Browser des Smartphones. Fotos können direkt mit der Kamera aufgenommen und hinzugefügt werden.

Lernen Sie Toveta in einer Demo kennen.

In dreißig Minuten zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Vorgang bearbeiten: von der Mängelmeldung bis zur Prüfung und zum Abschluss durch Ihr Team. Gerne besprechen wir dabei ein Beispiel aus Ihrem Alltag.