Controle los plazos y organice las visitas de reparación.
Su equipo fija el plazo y el propietario puede consultarlo. Cada propuesta, confirmación, cambio o resultado de una visita queda registrado. Propietarios, contratistas y personal reciben avisos por correo cuando les corresponde. Cada correo se registra antes de enviarse.
Solicitar una demo«Algún día de la semana que viene»
Puede ser difícil recuperar una fecha acordada por teléfono. Si no se registra el plazo o la visita, el propietario tiene que pedir novedades y su equipo debe buscar los detalles. Guarde las fechas acordadas en el caso para que todos los implicados puedan consultarlas.
Su equipo fija el plazo y el propietario lo ve.
Su equipo fija el plazo al revisar el caso. Hasta entonces, el propietario ve que su gestor lo establecerá. Los informes muestran los casos fuera de plazo y cuánto tiempo llevan abiertos, por promoción y equipo. Se envía un aviso cuando vence un plazo.
El propietario tiene la fecha a la vista.
El propietario puede consultar el plazo fijado por su equipo junto al estado y el historial del defecto. Su equipo establece la fecha y el propietario la ve, sin tener que elegirla.
Todas las visitas y sus cambios quedan registrados.
Su personal o el contratista propone la visita y la confirma en el caso. La fecha aparece en el registro del defecto. Puede reprogramarla, cancelarla o indicar si se realizó o alguien no acudió. El historial conserva cada cambio y se avisa al propietario cuando se acuerda o modifica una visita.
Las emergencias llegan directamente al equipo indicado.
Su equipo puede marcar un caso como emergencia para enviarlo de inmediato a las personas indicadas en sus reglas, sin pasar por el orden habitual de evaluación y priorización. Esta decisión corresponde a su equipo, no al propietario.
Avisos por correo relevantes para cada rol
Se informa a los propietarios cuando
- Se ha recibido el aviso
- Se ha fijado la fecha
- Se ha acordado una visita
- Su equipo necesita información
- Se ha cambiado una visita
- Se ha cerrado el caso
- Ha llegado un mensaje nuevo
A los propietarios nunca se les informa de
- Cambios de estado internos
- Reasignaciones
- Notas ni nada relativo a otra vivienda
Se informa a los contratistas cuando
- Se ha asignado, reasignado o devuelto un trabajo
- Un plazo está próximo o ha vencido
- Ha llegado un mensaje a una conversación en la que participan
Se informa al personal cuando
- Llega un aviso o un mensaje
- Un contratista marca un trabajo como terminado
- Se incumple un plazo
- Un caso se escala
Preguntas frecuentes
¿Puede el propietario elegir la hora de la visita?
Su personal o el contratista proponen una hora y la confirman en el caso. Se informa al propietario cuando se acuerda una visita y cuando cambia.
¿Recibe el propietario un correo electrónico con cada cambio de estado?
No. Los propietarios reciben avisos relevantes para ellos: recepción de un aviso, fijación de un plazo, visita acordada o modificada, solicitud de información, cierre de un caso o mensaje nuevo.
¿Qué ocurre cuando vence un plazo?
El caso aparece como fuera de plazo y se envía un aviso a las personas indicadas en sus reglas de notificación.
¿Podemos cambiar a quién se notifica y sobre qué?
Las notificaciones al personal siguen sus reglas de derivación, por promoción y equipo. Los correos a los propietarios son fijos, para que siempre sepan qué esperar.
Vea cómo gestionar la posventa con Toveta.
En treinta minutos le mostraremos cómo gestionar un caso, desde el aviso del propietario hasta la revisión del trabajo y el cierre. Si lo desea, podemos partir de un caso de su equipo.
Solicitar una demo